Que vous soyez une petite ou une grande PME, la gestion des notes de frais de vos collaborateurs demeure parfois un sacré casse-tête. A une heure où les vérifications administratives doivent gagner en rapidité et en efficacité pour compléter des bilans de plus en plus nombreux, il est parfois difficile d'organiser la bonne réception des notes de frais de vos collaborateurs sans un minimum de pertes. Que ça soit des notes de frais endommagées ou un simple oubli, la gestion de cette comptabilité est un poids dans l'organisation quotidienne de vos collaborateurs. Grâce à Expensya, une solution intuitive et moderne, ces soucis seront désormais solutionnés. Quelle est cette application, quelles sont ses capacités et comment pourrait-elle vous être bénéfique ? Nous faisons le point ensemble.
Expensya, la petite comptable dans votre poche
Déjà victime de son succès, Expensya se veut une application mobile de gestion de notes de frais. Disponible sur Windows, Android, comme sur IOs, son but est de faciliter la comptabilité de vos notes de frais en simplifiant les démarches de vos collaborateurs tout en dématérialisant leurs factures. Vous éviterez ainsi les cas d'oublis tout en gardant un œil précis sur leurs dépenses. Expensya se dote de nombreux outils de comptabilité, intuitifs à maitriser. Bien que payante, elle vous propose un essai gratuit de 30 jours pour apprendre ses outils et vous convaincre. Au-delà, deux abonnements vous seront proposés à un prix mensuel très intéressant. Pour les petites entreprises, l'abonnement mensuel "Silver" est à 4.75€. Pour les moyennes entreprises, la solution "Gold" est à 7.60€ par mois. Pour les entreprises plus importantes, Expensya vous propose un devis sur son site pour fixer le prix le plus juste selon vos besoins dans le cadre de sa solution "Premium"
La simplification des frais professionnels pour les collaborateurs
L'avantage d'Expensya tient clairement en la mise en place de son Scan Intelligent. Grâce à cet outil intuitif, vos collaborateurs gagnent un temps précieux en photographiant simplement leurs notes de frais. Leurs factures sont réceptionnées par mail via l'adresse mail de référence d'Expensya. Les photos servant de justificatifs sont stockées dans un Cloud sécurisé pour pouvoir les retrouver sans difficulté. Une fois le transfert effectué à la comptabilité comme au manager, l'application génère un export tableur et un format PDF pour conserver la trace de votre démarche. Chaque collaborateur disposera ainsi de statistiques détaillées de ses dépenses professionnelles, tels que les
frais kilométriques.
Une complète maitrise du budget par les managers
Expensya se met à jour régulièrement avec les barèmes de l'URSAFF; permettant une actualisation constante des informations de comptabilité sans risques d'erreur. L'automatisation des notes de frais facilite la réception des données par vos managers et par votre équipe de comptabilité qui n'a pas besoin de les réécrire dans le fichier de votre société. Ce gain de temps se couple avec une vigilance accrue des dépenses de vos collaborateurs. Outre les notes de frais, l'application propose de catégoriser les notes de frais et de permettre des versements via des cartes virtuelles selon les déplacements de vos collaborateurs. Ces cartes virtuelles, avec un montant spécifique accordé, sont une nouveauté Expensya qui permet de sécuriser les transactions liées à votre PME. Ce contrôle instantané est un atout non négligeable pour la gestion de vos dépenses. Un suivi en temps-réel qui permettra aussi de mieux catégoriser les notes de frais tout en gérant une flotte illimitée d'employés.
Une automatisation conforme pour tous
Plus écologique et mieux organisée que les dossiers papiers d'autrefois, Expensya vous fait gagner en productivité en effaçant les pertes de temps et d'énergie concernant l'organisation des notes de frais. Améliorant ainsi le quotidien de vos collaborateurs comme des managers, cette application vous permet de mieux surveiller les dépenses de vos collaborateurs pour adapter chaque budget nécessaire à leurs profils, selon leurs déplacements, leurs besoins, leur situation. La carte virtuelle, avantage majeur, facilite les dépenses selon ce budget et permet d'éviter l'usage des cartes de crédit, de maintenir une transaction automatique sécurisée et d'établir immédiatement une facture réelle en lien avec le paiement. Mise à jour régulièrement et conforme aux règlementations en vigueur concernant les PME, Expensya est un incontournable pour toute entreprise souhaitant améliorer sa gestion comptable.
